Leidinggeven aan Verandering

Na de kick-off kunt u een diepe zucht van verlichting slaken: er is een belangrijke stap gezet. En op hetzelfde moment realiseert u zich dat het nog niet klaar is. U heeft een nieuw organisatieplaatje zorgvuldig afgetimmerd met directie en ondernemingsraad. Het werk kan nu met minder mensen. Maar de mensen werken nog niet volgens de nieuwe principes.

Een van mijn klanten, een directeur met een afdeling met 75 professionals, zegt: Ik heb iedereen op een nieuwe functie gezet. Zelfs van een paar mensen afscheid genomen. Nu gaan we het doen en moet het gaan werken. Maar ik weet nog niet precies hoe ik dat voor elkaar ga krijgen.

Een andere relatie die manager is bij een grote IT afdeling bij de overheid: We hebben het nu organisatorisch opnieuw ingericht. De mensen snappen prima wat we bedoelen. Maar nu moeten wij als managementteam de nieuwe werkcultuur handen en voeten gaan geven. Daar hebben we nog geen concrete aanpak voor.

En daar zit het kritische punt: een proces inrichten zodat de mensen op een andere manier gaan werken. Want oude gewoontes zijn hardnekkig. Na de presentatie van de plannen is namelijk iedereen weer overgegaan tot de orde van de dag.

Waarom is het zo lastig om de nieuwe manier van werken, die andere werkcultuur te realiseren? En, belangrijker nog, wat kunt u  doen om het te laten slagen? Ik noem hier drie mogelijke oorzaken (er zijn er natuurlijk meer) en geef praktische suggesties.

1.    Als directie trek je je teveel terug en heb je onvoldoende zicht op de voortgang. Vaak denk je nu alles goed geregeld te hebben: de nieuwe lijn is uitgezet, aan de slag ermee! Het heeft immers al genoeg tijd gekost en de uitwerking van de details laat je graag aan professionals over.

Persoonlijk leiderschap kenmerkt zich echter door een grote interesse in de cruciale details. Want om de uitwerking van de details gaat het bij verandering. Leiderschap kenmerkt zich ook door betrokkenheid bij de voortgang en de gewenste resultaten. Door het positief waarderen van goede tussentijdse resultaten. En door het bijsturen van ongewenste ontwikkelingen.

2.    Het eerste managementniveau dat leidinggeeft aan de uitvoering is nog onvoldoende toegerust. Ze hebben mogen meedenken over de nieuwe koers. Maar dat wil nog niet zeggen dat ze nu ook weten hoe de vertaalslag moet worden geconcretiseerd. En zij worden het meest direct met de reacties van medewerkers geconfronteerd.

Het gaat er om dat deze teamleiders maximaal ondersteund worden om de nieuwe werkwijze te concretiseren. Dat gaat meestal over benodigde kennis, over praktische tools die toegepast kunnen worden en over de ruimte krijgen om ervaringen uit te wisselen.

3.    Medewerkers willen best veranderen maar niet veranderd worden. Mensen vinden het niet plezierig om de indruk te krijgen dat wat ze tot nu toe gedaan hebben niet goed was. En dat is ook meestal niet zo. En oude gewoontes zijn ijzersterk. Op het moment dat die op de schop gaan moet je van goeden huize komen wil je een nieuwe routine ingeslepen krijgen.

Betrek medewerkers bij de nieuwe werkwijze. Geef hun een grote rol bij de uitwerking binnen de gestelde kaders. Laat de positieve aspecten van de oude werkwijze meenemen in de nieuwe. Maak doelstellingen en resultaten van de nieuwe situatie helder en ondersteun mensen zelf (een deel van) de uitwerking te laten doen.

Praktische tips:

• Geef uzelf een rol en een plek in de voortgang en bij het beoordelen van de resultaten.
• Organiseer dat er tweewekelijkse bijeenkomsten zijn waarin teamleiders kennis krijgen, ervaringen uitwisselen en vragen kunnen formuleren die door anderen kunnen worden opgepakt.
• Betrek medewerkers al in een vroeg stadium bij de veranderplannen. Timmer de uitwerking van de nieuwe werkwijze niet zonder overleg met uitvoerende medewerkers dicht. Fouten maken mag, laat experimenteren en waardeer onverwachte vondsten.

Deze aanknopingspunten en de praktische vertaling ervan zijn u behulpzaam dat de plannen ook werkelijk leiden tot een verandering van de werkcultuur.

Ik wens u veel sterkte bij de organisatieverandering!